Thiết kế & in bảng tên nhân viên không chỉ để nhận diện nhân viên mà còn một phần trong quản lý nhân sự.
Một thẻ tên nhân viên được thiết kế chuẩn mực, bao gồm họ tên, chức vụ, phòng ban, sẽ góp phần định hình văn hóa công ty.
---
Tầm quan trọng của thiết kế bảng tên nhân viên
– Trình bày hợp lý giúp tránh trùng lặp.
– Name tag chuẩn hỗ trợ phân loại nhân viên.
– Trình bày khoa học tạo thuận lợi khi tích hợp CRM.
---
Công cụ thường dùng
– Bảng tính điện tử: dễ dàng quản lý dữ liệu.
– Trình soạn thảo văn bản: tạo bảng in nhanh.
– Adobe InDesign: tùy biến mẫu mã.
– DBMS: kết nối HRIS.
---
Bước tiền đề trước khi in bảng tên nhân viên
– Lấy thông tin từ hệ thống nhân sự.
– Xác minh email, số điện thoại.
– Định dạng chữ hoa/thường.
– Loại bỏ nhân viên nghỉ việc.
---
Tạo bảng dữ liệu trong Google Sheets
1. Tạo cột tiêu đề: Họ tên, phòng ban, chức vụ, email, điện thoại, mã nhân viên, ảnh đại diện.
2. Cài đặt kiểu chữ.
3. Tối ưu kích thước ảnh.
4. Sử dụng công thức: `=VLOOKUP`, `=IF()`.
5. Bảng động để xuất báo cáo nhanh.
---
In bảng tên bằng Word
– Ghép thư tự động để cập nhật nhanh.
– Tạo layout bảng tên phù hợp kích thước thẻ.
– Chèn ảnh để thẩm mỹ.
---
Bảo mật dữ liệu
– Đặt mật khẩu bảo vệ.
– Định dạng không chỉnh sửa.
– Đánh dấu “Confidential”.
---
Đảm bảo chất lượng
– Kiểm tra ngẫu nhiên 10–15 dòng.
– In thử một mẫu.
– in bảng tên nhân viên Đúng font chữ.
---
Mẫu bảng tên
– Grid style.
– Topic table.
– Extended table.
– WordArt.
---
Thực hiện in
– Ưu tiên giấy dày 200g/m².
– Portrait hoặc Landscape.
– Xem mẫu test.
---
Quản lý sau in
– Phân phối theo bảng tên nhân viên phòng ban.
– Sử dụng tủ tài liệu.
– Tạo “Wall of Honor”.
---
Đánh giá hiệu quả
– Tốc độ cập nhật dữ liệu.
– Khảo sát ý kiến nhân viên.
– Nâng cao hiệu quả.
---
Giải pháp thay thế
– Thiếu ảnh đại diện.
– Lỗi in mờ.
– Sử dụng Conditional Formatting.
---
Định hướng tương lai
– OneDrive để sao lưu tự động.
– Zapier để giảm thao tác thủ công.
– In batch script để giảm sai sót.
---
Kết luận
Thiết kế & in name tag là biểu tượng chuyên nghiệp trong xây dựng thương hiệu. Với quy trình chuẩn, tổ chức không chỉ gắn kết nhân sự mà còn tăng hiệu quả công việc.
Liên hệ ngay hôm nay để khẳng định uy tín thương hiệu.